Beschaffung: So senken Unternehmen erfolgreich ihre Einkaufskosten

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Köln. Der 24-jährige Max Walk hat getan, wovon Einkäufer in vielen Unternehmen träumen. Er hat eine KI-unterstützte Software entwickelt, die ihm zeitraubende, sich ständig wiederholende Anfragen bei Lieferanten abnimmt und die Kosten drückt. Die Zeitersparnis beziffert er anhand eines zu beschaffenden Beispielteils auf 76 Prozent, die Kostenersparnis auf zwölf Prozent.

In der Summe – „Sourcing ist ein Riesenkostenblock“ – wirke sich das bilanziell aus. „Wir können mehr umsetzen, die Ergebnisse werden immer besser“, sagt der Gründer des Münchener Start-ups Sourcevise, das Einkäufe etwa für die Firma Edding tätigt.

Einsparvorteile im Einkauf erzielen: Damit liegt Walk einerseits voll im Trend der digitalen Automatisierung von Einkaufsprozessen. Zahlreiche Anbieter, die sich wie er im Juni in Hamburg auf dem „Procurement Summit“ präsentierten, stehen bereit. Laut Einkaufsbarometer Mittelstand 2026 des IT-Dienstleisters Onventis und des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) sehen rund 70 Prozent der befragten Unternehmen großen Bedarf, das Lieferantenmanagement zu automatisieren.

Andererseits ist Walks entschlossene Digitalisierung keineswegs typisch. Rund zwei Drittel verweisen darauf, dass nötige Ressourcen fehlen. Nur knapp 19 Prozent halten ihren Automatisierungsgrad für ausgereift, nur sechs Prozent ihren KI-Einsatz. „Man redet von KI, kennt auch die Vorteile, praktiziert wird es aber nur in ganz wenigen Unternehmen“, sagt Marc Kloepfel, CEO der Consultingfirma Kloepfel by EPSA, einer der führenden Einkaufsberatungen. „Im Regelfall wird weitergearbeitet wie bisher.“

Dass Max Walk nach einem Managementstudium nicht zögerte, althergebrachte Abläufe in ein zeitgenössisches Geschäftsmodell zu transformieren, ist durch seine familienbedingte Laufbahnperspektive in einem Handelsbetrieb der Lebensmittelindustrie zu erklären. Als er als Junior in der väterlichen Firmengruppe IIC International anfing, die üblichen Stationen zu durchlaufen, „bin ich im Einkauf hängen geblieben“.

Die Aussicht, seine Zeit künftig mit dem repetitiven Schreiben von Mails, Prüfen von Angeboten, der Abwicklung von Bestellungen zu verbringen, hat ihn motiviert, die Abläufe zu vereinfachen. „Die Idee gab es schon vorher, aber jetzt war sie technisch umsetzbar“, sagt Walk.

Wie das funktioniert, zeigt er an einer Recherche für ein Kundenunternehmen. In eine Suchmaske gibt er technische Daten ein für eine bestimmte Kunststoffmembran für die Baubranche. Daraufhin startet eine KI-Recherche im Web und zeigt mögliche Lieferanten an.

Per E-Mail schreibt der programmierte Agent die Firmen – in dem Fall vor allem chinesische – an, wertet die Angebote aus und formuliert Antworten anhand der Frage: Wie würde ein Einkäufer darauf reagieren? „Das ist eine große Arbeitserleichterung“, sagt Walk. Sourcevise nutzt dafür große LLM-Modelle wie ChatGPT inklusive Übersetzung und grenzt deren Spielraum durch enge Anweisungen ein.

KI-Agent verhandelt mit KI-Agent

Technisch betrachtet, sind noch weiter gefasste Lösungen einsetzbar. KI-Agenten, die mit KI-Agenten verhandeln: „So eine Entwicklung hätte ich mir vor drei, vier Jahren nicht vorstellen können“, sagt Oliver Schöllhammer, Leiter des Geschäftsbereichs Digital Industries beim Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung IPA in Stuttgart. Dort laufen über 100 Projekte mit dem Ziel, Firmenprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, darunter auch Einkauf oder Vertrieb.

Eines der Projekte ist eine Hausaufgabe: den Einkauf des IPA optimieren. Auch wenn immer wieder das Gleiche beschafft werde, bestünden keine Automatismen zur Bestellabwicklung, Preiskalkulation oder Angebotserstellung. Der Einkauf laufe wie in vielen Betrieben „noch sehr händisch und mit vielen beteiligten Menschen“. Diese durch eine bevorstehende Digitalisierung „freizuschneiden“, so Schöllhammer, solle ihnen die Zeit verschaffen, die im sogenannten strategischen Einkauf oft fehle.

Der strategische Einkauf ist der Teil des Einkaufs, bei dem sich intensives Verhandeln lohnt. „Da spielt die Musik“, sagt Sven Czeczatka, Fachreferent für Lehrgänge bei der BME Akademie, die Weiterbildungen im Bereich Einkauf und Logistik anbietet. „Das Ziel lautet, das operative Geschäft weitgehend zu digitalisieren und zu automatisieren, um sich auf strategisch Wichtiges wie Verhandlungen konzentrieren zu können.“ Das sieht auch Schöllhammer so: „Die Mitarbeiter wären besser eingesetzt, um Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen.“

Die Praxis der Einkäufer sieht anders aus. „Die verhandeln nicht, sondern bestellen“, sagt Czeczatka. Das zu ändern, erfordere neue digitale Systeme: „Ohne Investition kein Return.“ Die verbreitete Zurückhaltung führt er auf vertriebsdominierte Geschäftsleitungen zurück. „Oft fehlt das kaufmännische Verständnis, dass der Einkauf gegenüber dem Vertrieb der viel größere Hebel ist.“ So bringe eine Million Euro mehr Umsatz bei einer Umsatzrendite von fünf Prozent nur 50.000 Euro mehr Gewinn. Eine Million gespart bei den Einkaufskosten bedeutet: eine Million Euro mehr Gewinn.

„Rein durch eine Optimierung des Einkaufs die Marge zu verdoppeln, das ist durchaus möglich“, sagt Einkaufsberater Kloepfel. Ein Problem: „Oft fehlt der Überblick. Viele Einkäufe laufen am Einkauf vorbei.“ Das Sekretariat bucht die Reisen, das Marketing vergibt Druckaufträge, die Produktion kauft die Instandhaltung ein. Insgesamt liege das Einkaufsvolumen etwa bei 50 Prozent des Umsatzes, sagt Kloepfel.

Erfahrungsgemäß seien 70 Prozent davon optimierbar, erklärt er seinen meist mittelständischen Kunden, die oft an traditionellen Lieferanten festhalten. Deren Wechsel ist meist nicht nötig. „Der Großteil der Einsparungen wird mit bestehenden Lieferanten erreicht.“ In Workshops ließen sich Lösungen finden, die beide Seiten zufriedenstellen.

Oft fehlt das Verständnis, dass der Einkauf gegenüber dem Vertrieb der viel größere Hebel ist. Sven CzeczatkaBME Akademie

Ein Beispiel sind eingesparte Frachten. Im Bereich Logistik erzielen Projekte der Beratung Einsparungen von 16 Prozent. Ohne externe Berater kommen solche Verhandlungen seltener zustande. „Die Einkäufer haben keine Zeit dafür“, sagt Kloepfel unter Verweis aufs dominante operative Geschäft.

Bei der Firma Häfele in Nagold arbeitet Peter Halbauer als Leiter der Gesamtbeschaffung daran, seiner Abteilung genau diese Zeit zu verschaffen. Die auf Möbel- und Baubeschläge spezialisierte Firma hat in eine Reihe digitaler Instrumente investiert und sie ans ERP-System angeschlossen, um die Wertschöpfung der 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Procurement zu steigern.

„Wer Investitionen in Digitalisierung unterlässt, wird seine Einkaufsabteilung mit Dingen beschäftigen, die nicht werttreibend sind“, sagt Halbauer. Er zählt die Vorgänge auf, die automatisiert ablaufen. Um verlässlich über rund 170.000 Artikel verfügen zu können, macht die Software Slim 4 der Firma Slimstock Bestellvorschläge für die Materialplanung, weitere Tools unterstützen beim Auftragsmanagement und dem Einlesen von Rechnungen.

Einzelprozesse laufen autonom und sind grün markiert, wenn alles glattgeht. Rot markierte Vorgänge erfordern menschliche Aufmerksamkeit. „Nur wenn es eine Abweichung gibt, muss reagiert werden. Alles andere erledigt das Tool“, sagt Halbauer und schwärmt als Nächstes vom Compliance-Tool, das KI-unterstützt die Lieferkette auf negative Schlagzeilen oder Firmenbrände abhorcht und zunehmende Dokumentationspflichten aus EU-Regularien erfüllen soll.

„Compliance im Einkauf ist ohne digitale Helfer in der notwendigen Breite kaum noch beherrschbar“, sagt der 58-Jährige. Zu Beginn seiner Berufskarriere fand er gewerbliche Lieferanten noch in drei einschlägigen Bänden „Wer-liefert-was?“, die im Regal jeder Einkaufsabteilung standen. Heute empfiehlt er seinen Kolleginnen und Kollegen: „Vertraue den Maschinen.“